Cuando hablamos de los sistemas administrativos contables, o de administración, gestión empresarial, o según el término que nos resulte más familiar, lo primero que podríamos pensar es qué implica y cuánto nos costaría hacer uso de las tecnologías para dar el paso hacia lo digital en nuestras empresas.

Con este artículo, con lenguaje práctico, aunque con base técnica, quisiera poder ayudar a muchas PYMES o emprendedores, que en la actualidad desean conocer más de herramientas digitales que sean accesibles, y que a la vez les permitan alcanzar sus objetivos. El mundo y la sociedad han cambiado, y demasiado rápido recientemente, por lo que es momento de tomar decisiones importantes para gestionar sus negocios.

Y es que, históricamente considerar la compra de un sistema se nos ha hecho un tema complejo, algo reservado para las compañías grandes que sí podían invertir grandes sumas de dinero para instalar sistemas personalizados, hechos a la medida; lo cual no estaba mal, porque las empresas encaminadas al crecimiento forzosamente deben mantener orden y control en sus procesos y contar con las herramientas adecuadas para garantizar su éxito.

Estos sistemas tradicionales, además de parecer complejos como mencioné antes, requerían de muchos recursos de la organización para su instalación y funcionamiento, lo cual en principio puede ser una limitante para las PYMES. Por otra parte, podemos decir que, existía un recelo en cuanto al manejo de datos dentro de las empresas, todos querían tener cerca su información, resguardarla y custodiarla internamente, lo cual exigía contar con distintos equipos y servidores que elevaban la inversión; sumado al hecho que hace unos 20 años, el mundo venía adentrándose a la era digital, nos sentíamos cada vez más expuestos y no estábamos seguros de compartir nuestra información.

Lo cierto es que, con la llegada del internet, el correo electrónico y las redes sociales, se nos abrieron muchas posibilidades a todos, las economías se globalizaron, la comunicación se expandió y las distancias se acortaron; proceso que se aceleró en los últimos tres años, con eventos de impacto mundial, en donde para salir a flote tuvimos que ser muy creativos, por lo que ante un mercado competitivo y consumidores más demandantes con nuevos hábitos de consumo, y con fácil acceso al wifi, los negocios se han visto en la necesidad de adoptar tecnologías que les ayuden a innovar y a ser más productivos.

Dentro de este contexto, vinieron a romper los esquemas tradicionales los sistemas en la nube, o por lo menos a ofrecer otra alternativa para que pequeñas y medianas empresas también puedan tener acceso a ellos. Los sistemas en la nube son una opción moderna y vanguardista que ha ido cobrando mayor fuerza, que se caracteriza principalmente por funcionar en línea, por lo cual se presta para el teletrabajo, modalidad muy común hoy en día; logrando con conexión a internet, sincronizar todos los procesos para un análisis oportuno de la información, con la tranquilidad de que ésta cuenta con la seguridad de los datos en servidores externos.

Entonces, teniendo dos sistemas a disposición, ¿cómo podríamos entender sus principales diferencias o ventajas?, podría enlistarlas y hablar de cada una de ellas, pero prefiero mencionarlas dando respuesta a 2 preguntas muy básicas y decisivas:

01. ¿Cuánto es la inversión?

• Un sistema tradicional requiere mayor inversión inicial para compra de licencia y servidores (que son internos), instalación compleja y pruebas, mayor costo de soporte y pago de actualizaciones según demanda. El monto podría variar, dependiendo el rubro y las necesidades de las compañías, es por ello que, muchos sistemas vienen diseñados por módulos para ir cubriendo áreas de trabajo.
• Un sistema en la nube es de precio asequible a través de una renta mensual de “pago por uso”, instalación rápida, descarga con internet, servidores externos certificados, soporte automatizado y actualizaciones periódicas a cargo del proveedor. El precio también varía según todos los programas y aplicaciones que puedan ser parte del sistema, cantidad de usuarios simultáneos, sucursales, entre otros; ideal para PYMES de cualquier tamaño o rubro, porque se adapta a sus necesidades y capacidad de inversión.

02. ¿Cómo funciona?

• En un sistema tradicional no es necesario el internet, por lo que no están en tiempo real, el acceso a la información es limitado a una computadora local, los respaldos de datos pueden requerir mucho tiempo.
• Un sistema en la nube funciona con internet “100% en línea”, por lo tanto, trabaja en tiempo real, puede accesar a la información desde cualquier dispositivo (PC de escritorio, laptop, tablet y/o teléfono celular), en cualquier lugar y hora del día, los respaldos de seguridad son automáticos y en menor tiempo.

Espero que este artículo les sea de utilidad, y que si eres emprendedor o empresario pronto tomes la decisión de adquirir un software de gestión para cumplir las metas de tu negocio.

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